2011公共管理碩士管理學(xué)輔導(dǎo)：控制篇上

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控制

第一節(jié) 控制的含義與類(lèi)型

一、控制的含義

控制是要確保組織的所有活動(dòng)與組織的目標(biāo)和計(jì)劃相一致，從而使得活動(dòng)更加有效的管理活動(dòng)

從行政管理的角度來(lái)看，控制職能具有垂直性和強(qiáng)制性的特點(diǎn) 控制的功能：

1、對(duì)組織環(huán)境的變化作出迅速反應(yīng)

2、協(xié)調(diào)組織行為

3、提供修改計(jì)劃的依據(jù)

所謂控制，就是按照計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)衡量計(jì)劃的完成情況和糾正計(jì)劃執(zhí)行中的偏差，以確保計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，或適當(dāng)修改計(jì)劃，使計(jì)劃更加適合于實(shí)際情況。

控制是監(jiān)視各項(xiàng)活動(dòng)，保證組織計(jì)劃與實(shí)際運(yùn)行狀況動(dòng)態(tài)適應(yīng)的管理職能。

控制工作就是按照計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)衡量計(jì)劃的完成情況和糾正計(jì)劃執(zhí)行的偏差，以確保計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，或適當(dāng)修改計(jì)劃，使計(jì)劃更加適合于實(shí)際情況。

在現(xiàn)代管理活動(dòng)中，管理控制工作的目標(biāo)主要有兩個(gè)：

（1）限制偏差的累積。

一般來(lái)說(shuō)，工作中出現(xiàn)偏差是不可避免的。但小的偏差失誤在較長(zhǎng)時(shí) 間里會(huì)積累放大并最終對(duì)計(jì)劃的正常實(shí)施造成威脅。因此管理控制應(yīng)當(dāng)能夠及時(shí)地獲取偏差信息。

（2）、適應(yīng)環(huán)境的變化

制定出目標(biāo)到目標(biāo)實(shí)現(xiàn)前，總是需要相當(dāng)一段時(shí) 間。在這段時(shí) 間，組織內(nèi)部的條件和外部環(huán)境可能會(huì)發(fā)生一些變化。需要構(gòu)建有效的控制系統(tǒng)幫助管理人員預(yù)測(cè)和把握這些變化，并對(duì)由此帶來(lái)的機(jī)會(huì)和威脅作出反應(yīng)。

管理控制的特點(diǎn)都有哪些？

1、管理控制具有整體性。這包括兩層含義：一是管理控制是組織全體成員的職責(zé)，二是控制的對(duì)象是組織的各方面；

2、管理控制具有動(dòng)態(tài)性；標(biāo)準(zhǔn)、方法不能固定不變，應(yīng)動(dòng)態(tài)，提高適應(yīng)性及有效性；

3、管理控制是作為人的控制并有人來(lái)控制：首先是對(duì)人的控制，要靠人來(lái)完成執(zhí)行；

4、管理控制是提高職工能力的重要手段：不僅是監(jiān)督，更重要的是指導(dǎo)和幫助。

除了目的性這一突出的特點(diǎn)外，管理控制還具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）管理控制具有整體性

（2）管理控制具有動(dòng)態(tài)性

（3）管理控制是對(duì)人的控制并由人執(zhí)行控制

（4）管理控制是提高職工工作能力的重要手段

二、控制的類(lèi)型

（一）事前控制、現(xiàn)場(chǎng)（過(guò)程）控制和事后控制

1、事前控制

2、現(xiàn)場(chǎng)（過(guò)程）控制

3、事后控制

（二）直接控制和間接控制

1、間接控制。所謂間接控制是通過(guò)建立控制系統(tǒng)對(duì)被控制對(duì)象進(jìn)行的控制。缺點(diǎn)是滯后性。

2、直接控制。直接控制是相對(duì)于間接控制而言的，它通過(guò)提高主管人員的素質(zhì)來(lái)進(jìn)行控制工作。

（三）任務(wù)控制、管理控制和戰(zhàn)略控制

任務(wù)控制也稱(chēng)為運(yùn)營(yíng)控制，主要是針對(duì)基層生產(chǎn)作業(yè)和其他業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行的。

管理控制是一種財(cái)務(wù)控制，即利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來(lái)觀(guān)測(cè)組織的活動(dòng)狀況，以此考核各成員單位的工作成績(jī)，控制其運(yùn)行行為。

戰(zhàn)備控制是對(duì)戰(zhàn)略計(jì)劃實(shí)現(xiàn)程度的控制。

三、有效控制的要求

（一）適時(shí)控制

（二）適度控制

1、防止過(guò)度控制或控制不足

2、全局統(tǒng)籌，突出重點(diǎn)

3、適度控制是要求控制具有經(jīng)濟(jì)上的合理性

（三）客觀(guān)控制

（四）彈性控制

控制的類(lèi)型：根據(jù)控制獲取的方式和時(shí)點(diǎn)的不同而將管理控制劃分為前饋控制、現(xiàn)場(chǎng)控制和反饋控制三類(lèi)：

前饋控制是在工作正式開(kāi)始前對(duì)工作中可能產(chǎn)生的偏差進(jìn)行預(yù)測(cè)和估計(jì)并采取防范措施，將可能的偏差消除于產(chǎn)生之前。

簡(jiǎn)述前饋控制的優(yōu)點(diǎn)及其困難

答：前饋控制的優(yōu)點(diǎn)有：

由于在工作開(kāi)始之前進(jìn)行，避免了事后控制對(duì)已鑄成的差錯(cuò)無(wú)能為力的弊端。

由于是在工作開(kāi)始之前針對(duì)某項(xiàng)計(jì)劃行動(dòng)所依賴(lài)的條件進(jìn)行控制，不是針對(duì)具體人員，因而不易造成對(duì)立面的沖突，易于被職工接受并付諸實(shí)施。

前饋控制的困難在于：需要及時(shí)和準(zhǔn)確的信息，并要求管理人員充分了解前饋控制因素與計(jì)劃工作的影響關(guān)系。

一、預(yù)先控制：

工作開(kāi)始前對(duì)偏差進(jìn)行預(yù)測(cè)和估計(jì)，并防范（如規(guī)章制度的制定）

1、優(yōu)點(diǎn)：

1）可防患于未然；

2）適用于一切領(lǐng)域所有工作；

3）針對(duì)條件的控制，不對(duì)人，易于被接受并實(shí)施；

2、缺點(diǎn)：

1）大量準(zhǔn)確信息；

2）對(duì)過(guò)程了解；

3）及時(shí)了解新情況及問(wèn)題；

在工作正在進(jìn)行中所施與的控制，叫現(xiàn)場(chǎng)控制，也稱(chēng)為同步控制或同期控制。

簡(jiǎn)述現(xiàn)場(chǎng)控制及其類(lèi)型。

答：在工作正在進(jìn)行的過(guò)程中進(jìn)行控制，叫做現(xiàn)場(chǎng)控制。它有監(jiān)督和指導(dǎo)兩項(xiàng)職能。

監(jiān)督是指按照預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)檢查正在進(jìn)行的工作，以保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

指導(dǎo)是指管理者針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)下屬改進(jìn)工作，或與下屬共同商討矯正偏差的措施以便使工作人員能夠正確地完成所規(guī)定的任務(wù)。

二、現(xiàn)場(chǎng)控制：

工作進(jìn)行中（管理者親臨現(xiàn)場(chǎng)）主要職能：監(jiān)督：按預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)檢查；指導(dǎo)：據(jù)自己經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，或共同商討解決；

優(yōu)點(diǎn)：有指導(dǎo)職能，可提高工作能力及自我控制能力；

缺點(diǎn)：1）受管理者時(shí) 間、精力、業(yè)務(wù)水平的制約；2）現(xiàn)場(chǎng)控制的應(yīng)用范圍較短；2、易形成心理上的對(duì)立；

因此不可能成為日常性的控制辦法，只能是其他方法補(bǔ)充。

簡(jiǎn)述現(xiàn)場(chǎng)控制的弊端。

答：1）容易受到管理者時(shí) 間、精力、業(yè)務(wù)水平的制約。

2）應(yīng)用范圍較窄。

3）容易在控制者和被控制者之間形成對(duì)立。

反饋控制是在工作結(jié)束或行為發(fā)生之后進(jìn)行的控制，故常稱(chēng)為事后控制。

（傳統(tǒng)的控制方法多屬于事后控制！）

三、事后控制：

工作結(jié)束之后進(jìn)行的控制（不合格產(chǎn)品進(jìn)行修理）注意力集中于結(jié)果上，矯正今后活動(dòng)。

優(yōu)點(diǎn)：總結(jié)規(guī)律，為進(jìn)一步實(shí)施創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)，提高效率；

最大弊端：實(shí)施措施前，偏差已產(chǎn)生。

有效的控制工作一般由三個(gè)方面的工作組成：

（1）建立控制標(biāo)準(zhǔn)

（2）衡量偏差信息

（3）采取矯正措施

控制工作的基本要素有哪些？

1、控制標(biāo)準(zhǔn)：是前提，依據(jù)和尺度；

2、偏差信息：與標(biāo)準(zhǔn)要求偏離的信息，是工作的重要環(huán)節(jié)；

3、矯正措施：據(jù)信息分析原因，采取行動(dòng)；目的：糾正偏差，保證計(jì)劃順利進(jìn)行

從邏輯關(guān)系上說(shuō)，制定計(jì)劃本身實(shí)際上構(gòu)成控制過(guò)程的第一步。但由于計(jì)劃相對(duì)來(lái)說(shuō)都比較概要，不可能對(duì)組織運(yùn)行的各方面都制定出非常具體的工作標(biāo)準(zhǔn)。一般來(lái)說(shuō)，計(jì)劃目標(biāo)并不可能直接地用作控制的標(biāo)準(zhǔn)。因此，需要將制定專(zhuān)門(mén)的控制標(biāo)準(zhǔn)作為管理控制過(guò)程的開(kāi)始。

四、有效控制的原則

為了使控制工作做的更加切實(shí)有效，這里對(duì)管理控制中一般需要注意的幾條原則概括如下：

1、控制應(yīng)該同計(jì)劃與組織相適應(yīng)

2、控制應(yīng)該突出重點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)例外

3、控制應(yīng)該具有靈活性、及時(shí)性和經(jīng)濟(jì)性的特點(diǎn)

4、控制過(guò)程中應(yīng)避免出現(xiàn)目標(biāo)扭曲的問(wèn)題

5、控制工作應(yīng)注意培養(yǎng)組織成員的自我控制能力

（一）、控制應(yīng)該同計(jì)劃與組織相適應(yīng)：

1、 不同計(jì)劃不同特點(diǎn)：

控制所需信息各不相同；

2、控制應(yīng)當(dāng)反映組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型和狀況，并有健全的組織結(jié)構(gòu)來(lái)保證；

控制必須由健全的組織結(jié)構(gòu)來(lái)保證的含義是什么？

答：1）渠道暢通：要能在組織中將反映實(shí)際情況和工作狀態(tài)的信息迅速地上傳下達(dá)，保證聯(lián)絡(luò)渠道的暢通。

2）責(zé)權(quán)分明：要做到責(zé)權(quán)分明，使組織結(jié)構(gòu)中的每個(gè)部門(mén)、每個(gè)人都能切實(shí)擔(dān)負(fù)起自己的責(zé)任。

（二）、控制應(yīng)當(dāng)突出重點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)例外：

1、控制要突出重點(diǎn)：

不可能面面俱到，找出最能反映體現(xiàn)成果的關(guān)鍵因素控制；

2、控制應(yīng)強(qiáng)調(diào)例外：

1）、著重于意外：可集中精力解決問(wèn)題；

2）、對(duì)例外的重視程度：不僅依大小而定，要考慮實(shí)際情況；

3）、必須與關(guān)鍵問(wèn)題結(jié)合起來(lái)；

（三）、控制應(yīng)具有靈活性、及時(shí)性和經(jīng)濟(jì)性的特點(diǎn)：

1、靈活性：控制系統(tǒng)能適應(yīng)主客觀(guān)的變化，持續(xù)地發(fā)揮作用，與計(jì)劃一同變動(dòng)；

2、及時(shí)性：要注意信息收集和傳遞必須及時(shí)，才能及時(shí)糾偏，否則不起作用，甚至消極作用

3、堅(jiān)持適度性，注意成本：投入也大未必導(dǎo)致計(jì)劃更順利地實(shí)施是；

四、控制應(yīng)具有客觀(guān)性，精確性和具體性的特點(diǎn)：客觀(guān)性只是實(shí)事求是，精確性指信息無(wú)誤，具體性指盡量具體說(shuō)明；

五、控制工作應(yīng)注重培養(yǎng)組織成員的自我控制能力：

控制工作注重培養(yǎng)組織成員的自我控制能力有哪些好處

優(yōu)點(diǎn)：

1）、有助于發(fā)揮職工積極性及創(chuàng)造性；

2）、減輕管理人員負(fù)擔(dān)；減少企業(yè)控制費(fèi)用的支出

3）、有助于提高控制的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；

這并不意味對(duì)職工放任自流，工作目標(biāo)應(yīng)服從于總體目標(biāo)，并有助于其實(shí)現(xiàn)。

第二節(jié) 控制的標(biāo)準(zhǔn)及制定方法

一、標(biāo)準(zhǔn)及其形式

二、制定控制標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的原則

1、反映計(jì)劃要求的原則

2、控制關(guān)鍵點(diǎn)原則

3、體現(xiàn)控制趨勢(shì)的原則

4、組織適宜性原則

5、控制的例外原則

三、控制標(biāo)準(zhǔn)的制定方法

1、確定控制對(duì)象

（1）對(duì)外部環(huán)境變化的預(yù)期和對(duì)發(fā)展趨勢(shì)的把握

（2）資源投入

（3）員工的活動(dòng)

2、選擇控制重點(diǎn)

3、制定標(biāo)準(zhǔn)的方法

（1）統(tǒng)計(jì)方法

（2）經(jīng)驗(yàn)評(píng)估法

（3）工程標(biāo)準(zhǔn)法

制定控制標(biāo)準(zhǔn)

一 控制標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)質(zhì)和要求

制定控制標(biāo)準(zhǔn)是控制工作的起點(diǎn)。

什么樣的控制才是有效的，它應(yīng)滿(mǎn)足如下基本特征的要求：

（1）簡(jiǎn)明性 （2）適用性

（3）一致性 （4）可行性

（5）可操作性 （6）相對(duì)穩(wěn)定性

（7）前瞻性

簡(jiǎn)述工業(yè)企業(yè)常用的控制標(biāo)準(zhǔn)。

答：

1）時(shí) 間標(biāo)準(zhǔn)。如工時(shí)、交貨期等。

2）數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。如產(chǎn)品數(shù)量、廢品數(shù)量等。

3）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如產(chǎn)品等級(jí)、合格率等。

4）成本標(biāo)準(zhǔn)。如單位產(chǎn)品成本等。

二 制定控制標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程和方法

（一）確立控制對(duì)象

進(jìn)行控制首先遇到的問(wèn)題是“控制什么”，一般地，影響組織目標(biāo)成果實(shí)現(xiàn)的主要因素有：

（1）環(huán)境特點(diǎn)及其發(fā)展趨勢(shì)

（2）資源投入

（3）活動(dòng)過(guò)程

（二）選擇關(guān)鍵控制點(diǎn)

對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)的選擇，一般應(yīng)統(tǒng)籌考慮如下三個(gè)方面：

（1）會(huì)影響整個(gè)工作運(yùn)行過(guò)程的重要操作與事項(xiàng)。

（2）能在重大損失出現(xiàn)之前顯示出差異的事項(xiàng)。

（3）若干能反映組織主要績(jī)效水平的時(shí) 間與空間分布均衡的控制點(diǎn)。

（三）制定控制標(biāo)準(zhǔn)

控制標(biāo)準(zhǔn)可分為定量標(biāo)準(zhǔn)和定性標(biāo)準(zhǔn)兩類(lèi)。

任何一項(xiàng)具體工作的衡量標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該從有利于組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的總要求出發(fā)來(lái)加以制定，制定控制標(biāo)準(zhǔn)常用的方法有：來(lái)源：考試大

（1）統(tǒng)計(jì)計(jì)算法

（2）經(jīng)驗(yàn)估計(jì)法

（3）工程方法

簡(jiǎn)述控制標(biāo)準(zhǔn)的制定要求。

答：1）便于對(duì)各部門(mén)的工作進(jìn)行衡量。

2）有利于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3）應(yīng)與未來(lái)的發(fā)展相結(jié)合。

4）應(yīng)盡可能體現(xiàn)出一致性。

5）應(yīng)是經(jīng)過(guò)努力可以達(dá)到的。

6）應(yīng)具有一定的彈性。

制定標(biāo)準(zhǔn)的方法有哪幾種？

1、利用統(tǒng)計(jì)方法來(lái)確定預(yù)期結(jié)果：統(tǒng)計(jì)性標(biāo)準(zhǔn)，也叫歷史性標(biāo)準(zhǔn)，是以分析反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)在各個(gè)歷史時(shí)期狀況的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)來(lái)為未來(lái)活動(dòng)建立的標(biāo)準(zhǔn)。歷史性標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)資料作為某項(xiàng)工作確定標(biāo)準(zhǔn)具有簡(jiǎn)便易行的好處，但是據(jù)此制定的工作標(biāo)準(zhǔn)可能低于同行業(yè)的卓越水平，甚至是平均水平

2、根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和判斷來(lái)估計(jì)預(yù)結(jié)果，根據(jù)評(píng)估建立標(biāo)準(zhǔn)：要注意利用各方面的管理人員的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，綜合大家的判斷，列出一個(gè)相對(duì)先進(jìn)合理的標(biāo)準(zhǔn)。

3、工程（工作）標(biāo)準(zhǔn)：工程（工作）標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)通過(guò)對(duì)工作情況地形客觀(guān)地定量分析來(lái)制定的。

第三節(jié) 衡量實(shí)際工作

一、對(duì)照與衡量

1、衡量必須與標(biāo)準(zhǔn)直接相關(guān)，通過(guò)衡量成績(jī)，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的客觀(guān)性和有效性

2、樣本具有代表性

3、衡量的可靠性

4、信息的適用性

5、確定適宜的衡量頻度

二、衡量的方法

三、建立管理信息系統(tǒng)

維納對(duì)信息的定義為：“信息是人們適應(yīng)外部世界并且使這種適應(yīng)反作用于世界的過(guò)程中，同外部世界進(jìn)行交換的內(nèi)容的名稱(chēng)。”

信息特性：

事實(shí)性、等級(jí)性、可壓縮性、擴(kuò)散性、傳輸性、共享性、存儲(chǔ)性、加工處理性等

管理信息不同層次可以分為計(jì)劃信息、控制信息、作業(yè)信息

第三節(jié) 衡量實(shí)際工作

假如企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的偏差都能在產(chǎn)生之前就被發(fā)現(xiàn)，管理者就可以預(yù)先采取必要的措施，并取得良好的效果。這是一種理想的控制與糾偏的方式，但并非所有的管理人員都有卓越的見(jiàn)識(shí)能預(yù)估出問(wèn)題，在客觀(guān)條件的限制下，最滿(mǎn)意的控制方式就是：必要的糾偏行為能在偏差產(chǎn)生之后迅速采取。為此，要求管理者及時(shí)掌握能夠反映偏差是否產(chǎn)生并能判定其嚴(yán)重程度的信息。

一 、確立適宜的衡量方式

（1）衡量的項(xiàng)目

（2）衡量的方法

（3）衡量的頻度

（4）衡量的主體

信息要能有效的服務(wù)于管理控制工作，需要符合以下三項(xiàng)基本要求：

（1）信息的及時(shí)性

（2）信息的可靠性

（3）信息的適用性

（對(duì)信息的這三個(gè)基本要求要深入體會(huì)）

簡(jiǎn)述管理人員獲得控制信息的方法。

答：1）親自觀(guān)察。

2）分析報(bào)表資料。

3）召開(kāi)會(huì)議。

4）抽樣調(diào)查。

衡量工作成效是以預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)來(lái)進(jìn)行的，這就出現(xiàn)了一個(gè)問(wèn)題：偏差到底是執(zhí)行中出現(xiàn)問(wèn)題還是標(biāo)準(zhǔn)本身存在問(wèn)題呢？

檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的客觀(guān)性和有效性，是要分析對(duì)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況的測(cè)量能否取得符合控制需要的信息。